Trei instrumente pentru a salva timp și a reduce stresul profesioniștilor care lucrează în public affairs
Activitatea profesioniștilor care lucrează în politici publice, fie că este vorba de cei implicați în companii, agenții de public affairs, asociații profesionale, camere de comerț sau ONGuri este una dintre cele mai stresate activități conform ultimului raport ”The State of Public Affairs in 2020” publicat de FiscalNote in decembrie 2019. Două treimi din cei chestionați (peste 2000 de respondenți) au declarat că sunt stresați sau foarte stresați în activitatea lor. Acest lucru nu este surprinzător, având în vedere numărul tot mai mare de inițiative legislative care trebuie monitorizate, coalițiile care trebuie gestionate și numărul mare de surse de informare de urmărit. După 9 luni de schimbări majore în procesul de interacțiune dintre organizații și decidenți acest procent a crescut cu siguranță în 2020. Cum se vede 2021? Și mai crunt, aș spune.
Principalele temeri care generează presiune în activitatea profesioniștilor de public affairs (PA) nu este o noutate și nu diferențiază activitate de public affairs din România față de alte regiuni. Astfel, instabilitatea politică (factor extern) alături de constrângerile de timp și de resurse (factori interni) sunt primele trei în clasamentul temerilor identificate în chestionarul realizat de Issue Monitoring în rândul profesioniștilor din politici publice și a clienților săi la începutul anului trecut.
Cu un buget mai mare și cu o echipă mai mare orice organizație poate rezolva aceste probleme interne. Iar instabilitatea politică s-a rezolva doar dacă ne-am propune să lucrăm în alte țări, dar nici acest lucru nu este sigur acum dacă ne uităm la evoluțiile politice din SUA, Franța, UK, Polonia sau alte țări. Puțin probabil să se întâmple oricare din aceste trei lucruri. În schimb, utilizarea tehnologiei și a instrumentelor digitale pot eficientiza resursele și să ne ofere o economie de timp semnificativă. În acest articol vă prezint trei instrumente utile pe care orice profesionist în domeniul politicilor publice le-ar putea implementa sau accesa astfel încât să salveze timp și să fie mai puțin stresat în acest an.
1. Utilizarea instrumentelor digitale de monitorizare legislativă
Așa cum monitorizarea media realizată prin servicii specializate a început să ușureze acum 20 de ani munca echipelor de comunicare din companii, așa astăzi instrumentele de monitorizare legislativă pot salva timp pentru profesioniștii care lucrează în politici publice. Cu titlu de exemplu, serviciul dezvoltat la Issue Monitoring salvează în medie 30 ore pe lună din activitatea unui utilizator, iar într-o companie sunt in medie 2-3 persoane implicate în activitatea de public affairs (Cercetare utilizată în anul 2019 intern de Issue Monitoring).
Mai jos regăsești o serie de instrumente digitale sau servicii specializate de monitorizare pe care le poți utiliza în activitatea de zi cu zi de profesionist în politici publice. În funcție de numărul inițiativelor legislative urmărite, de sursele de informare la care vrei să fi conectat precum și frecvența primirii alertelor, poți folosi una dintre soluțiile de mai jos.
1. Instalează-ți un plugin în browser care să te ajute la monitorizarea schimbărilor survenite în paginile web urmărite. Acum toate ministerele și agențiile de reglementare au o pagină distinctă pentru transparență decizională unde publică noile proiecte de acte normative. Poți utiliza spre exemplu plugin-ul Distill Web Monitor care îți oferă în versiunea gratis posibilitatea să urmărești până la 25 de surse de informare.
2. Abonează-te la newsletter-uri specializate precum E-consultare gestionat de Secretariatul General al Guvernului și conține o listă cu actele normative puse în transparență decizională în săptămâna respectivă. Este o inițiativă dezvoltată în timpul guvernării tehnocrate din 2015 care funcționează și astăzi. Un newsletter sintetic și cu noutăți din domeniul fiscal, economic și politic este cel distribuit în fiecare vineri de Issue Monitoring.
3. Utilizează o soluție de RPA (Robotic Process Automation) de la orice furnizor de astfel de servicii de pe piață. UiPath oferă posibilitatea utilizării gratis a unui roboțel care să proceseze monitorizarea automată a unei liste de link-uri pe care le ai de monitorizat. Presupune cunoștințe mai specializate dar poate fi realizat ușor de colegii tăi din departamentul de IT. Dacă ești pasionat de tehnologie o poți face chiar și tu dacă urmărești cursurile din UiPath Academy. Aceste servicii de RPA vor fi peste câțiva ani așa de utilizate și accesibile cum ne sunt astăzi Excel-ul sau PowerPoint-ul. Apropo de cursurile din Academia UiPath, sunt un model de e-learning pe care și sistemul de educație ar putea să îl preia. Cursuri pe Zoom sau Teams nu înseamnă educație online nici pe departe.
4. Folosește un scraper special dedicat monitorizării surselor online sau orice soluție software online sau desktop based care să urmărească în mod constant modificările survenite pe o pagină online. Dacă activitatea pe care o desfășori necesită o monitorizare a mai multor tipuri de surse online sau numărul paginilor este destul de mare poți apela la soluții online precum Parsehub sau Octoparse care îți oferă posibilitate să integrezi căutările cu sisteme sau baze de date proprii, să extragi doar anumite informații sau să stabilești intervale regulate de monitorizare.
5. Utilizează servicii specializate de monitorizare legislativă precum platforma Issue Monitoring unde tehnologia este utilizată de experți în politici publice și este pusă să lucreze pentru tine. Nu monitorizăm după cuvinte cheie ci înțelegem interesul de business al clienților și orice modificare legislativă este analizată de către o echipă de profesioniști. În 2020 la Issue Monitoring am salvat peste 18.000 de ore de monitorizare din partea clienților noștri pentru ca aceștia să se concentreze pe acțiuni strategice. Nu am descoperit noi apa caldă în acest domeniu ci ne-am inspirat din ceea ce se întâmplă la nivel global. Și în România sunt și alți furnizori specializați pe furnizarea de astfel de servicii. Point PA și Grayling sunt două companii care furnizează servicii similare.
2. Soluții de partajare a informațiilor și colaborare
Activitatea de monitorizare legislativă, dar în special cea strategică de lobby și advocacy, presupune generarea unor cantități mari de informații precum și diseminarea personalizată a acestor în interiorul organizației.
1. Soluțiile de tip CRM te pot ajuta să centralizezi toată informația despre subiectele de politică publică și campaniile de lobby și advocacy în care ești implicat. Poți să diseminezi sau să partajezi orice informație cu alți colegi din echipă, din alte departamente sau din alte regiuni. Mesajele cheie nu se folosesc doar în întâlnirile face to face cu decidenții, ci acestea sunt acum distribuite de departamentele de comunicare, sunt folosite și urmărite în social media, etc. Evidența și istoria acțiunilor de public affairs se poate face cu astfel de soluții. De cele mai multe ori se pot folosi soluțiile de CRM implementate la nivel de companie precum Salesforce dar și soluții specializate precum Darzin Software. Cu soluția Darzin puteți crea hărți a intereselor stakeholderilor, indexați toate informațiile pe care le generați intern (memo, rapoarte, documente de poziție) sau informții colectate din surse externe (monitorizare legislativă, monitorizarea presei) pentru a avea acces mult mai facil atât voi cât și colegii sau managerii voștri.
2. Soluții de partajare și colaborare în echipă precum Sharepoint (oferit de Microsoft) sau Google Workspace pot salva din timpul de lucru. Fie că este vorba de realizare a unui document de poziție la care contribuie și departamentul juridic și de comunicare sau este solicitat input din partea unor parteneri sau structurile regionale, soluțiile de partajare și editare colaborativă sunt instrumente utile.
O serie de soluții utile sunt dezvoltate sau în curs de dezvoltare de asociația Code 4 Romania. În grupul de resurse Civic Labs găsiți aplciații dezvoltate local care ajută organizațiile, cetățenii și companiile să interacționeze mai eficient cu instituțiile de reglementare. Unele sunt deja finalizate, altele ar putea fi sprijinite financiar chiar de compania ta să fie finalizate.
3. Soluții de Business Intelligence în politici publice
Suntem în era vitezei. Comunicăm foarte rapid la nivel personal, oranizațional dar și instituțional. În mod similar avem și o viteză în procesul legislativ de creare și modificare a cadrului legislativ. Pentru a putea fi cu un pas înaintea schimbărilor legislative este nevoie să stai în contact cu declarațiile stakeholderilor, cu informațiile din mass media, cu reglementările la nivel regional și european, etc și să poți anticipa schimbări legislative. De asemenea, este foarte important să poți deosebi informațiile cu adevărat importante pentru tine din gălăgia de fond care este în special în mediul online.
1. Baze de date consolidate (Big Data) cu informații relevante pentru activitatea legislativă, declarațiile stakeholderilor sau știri. Este necesar ca informațiile să fie în format reutilizabil și indexate pe diverse criterii pentru a putea fi analizate la nevoie. Aceste baze de date se pot construi intern din informațiile primite și colectate pe parcursul activității sau se pot asigura prin abonamente la diferite servicii specializate, inclusiv cele de monitorizare legislativă. Issue Monitoring oferă acces la o bază de date cu peste 5000 de inițiative legislative din mai mult de 20 de domenii de activitate începând cu anul 2015. Toate alertele, știrile și declarațiile stakeholderilor sunt indexate și structurate astfel încât să permită generarea de rapoarte și analize personalizate. Până la finalul anului 2021 ne propunem să structurăm informațiile din cei 30 de ani de activitate legislativă din România oferind astfel prima opțiune în analiza comportamentului decidenților.
2. Utilizarea soluțiilor de analiză de sentiment (sentiment analysis) pentru a putea analiza în mod automat cantități mari de informații colectate. Aceste soluții sunt utile fie în analiza zilnică a informațiilor din spațiul online fie în realizarea de rapoarte pentru anumite perioade de timp. Este important să poți evidenția foarte repede care informații sunt negative sau pozitive față de interesele companiei. Nu este necesară dezvoltarea propriilor soluții de sentiment analysis ci este de ajuns integrarea cu furnizori deja existenți pe piață precum Amazon Comprehend sau Natural Language de la Google.
