Ca antreprenor este esențial să fii la curent cu toate modificările legislative, atât pentru a-ți putea desfășura activitatea în liniște, cât și pentru a nu risca să iei amenzi. Astfel, un aspect deosebit care te interesează când ai o firmă este cât timp se păstrează documentele contabile.
Din 15 ianuarie 2023 se înjumătățește perioada de arhivare a documentelor contabile
Legea 36/2023, publicată în 11 ianuarie 2023 în Monitorul Oficial instituie o măsură care are rolul de a înjumătăți perioada de arhivare a anumitor documente contabile. Este vorba despre:
- Registrele contabile și justificative pentru înregistrările realizate în contabilitate;
- Registrele, rapoartele fiscale de închidere zilnică și memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice;
- Statele de salarii.
Această măsură vine pentru a oferi mai multă liniște antreprenorilor și a da mai puține bătăi de cap persoanelor responsabile de arhivare, cu atât mai mult cu cât până în 15 ianuarie 2023 (momentul intrării sale în vigoare) legea prevedea ca anumite state de salarii să fie arhivate până la 50 de ani!
5 ani, termen de păstrare a documentelor financiar-contabile
Așadar, ținând cont de noile prevederi, este important de știut faptul că se vor păstra în arhiva firmei, pentru o perioadă de 5 ani, următoarele documente:
- Notele de recepție și constatare diferențe;
- Bonurile de consum;
- Bonurile de consum colectiv;
- Bonurile de predare/transfer/restituire;
- Fișele de magazie;
- Listele zilnice de alimente;
- Dispozițiile de livrare;
- Dispozițiile de plată;
- Toate tipurile de liste de inventariere;
- Toate chitanțele;
- Borderourile de achiziție;
- Deconturile pentru operațiuni în participație;
- Ordinele de deplasare și deconturile de cheltuieli;
- Notele e debitare-creditare;
- Fișele de cont pentru diverse operațiuni;
- Deciziile de imputare;
- Registrele contabile și justificative pentru înregistrările realizate în contabilitate;
- Registrele, rapoartele fiscale de închidere zilnică și memoriei fiscale a aparatelor de marcat electronice;
- Statele de salarii.
Cu toate acestea, în situația în care există documente menite să ateste proveniența anumitor bunuri care au o durată de viață de peste 5 ani, acestea se vor păstra în continuare în arhiva organizației pe întreaga durată de viață utilă a acestora.
Acte care se păstrează pe perioadă nedeterminată
În afara documentelor financiar-contabile amintite mai sus, există alte acte care se vor păstra pe o perioadă nedeterminată de timp. În categoria acestora intră contractele (de orice natură). Poate fi vorba despre contracte de închiriere, împrumut, asigurare, utilități șamd pentru care perioada de arhivare se stabilește prin intermediul unui nomenclator de arhivare a documentelor. Ca principiu, totuși, ele vor fi păstrate cel puțin pe întreaga perioadă de valabilitate a acestora.
În plus, brevetele, licențele, mărcine, Registrul Unic de Control, precum și Registrul de Evidență Fiscală se pot păstra permanent în firmă.
În departamentul de Resurse Umane vor fi păstrate permanent Regulamentul de Ordine Interioară și Registrul de Evidență a Salariaților, precum și dosarele personale ale salariaților (pentru o perioadă de 50 ani).
Păstrarea documentelor contabile în arhivă fizică sau electronică?
În conformitate cu prevederile Ordinului nr. 2634/2015 firmele au posibilitatea de a-și păstra documentele arhivate atât în formatul clasic (îndosariate, pe hârtie), cât și pe suport electronic.
Este important de știut că și pentru arhivarea documentelor există anumite reguli, respectiv:
- Documentele fizice trebuie să fie ordonate în dosare, numerotate și șnuruite;
- Atunci când se realizează gruparea documentelor în dosare se ține cont de criteriul cronologic, acestea fiind îndosariate în mod sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care face referire.
În plus, arhivarea se va realiza în siguranță, într-un loc în care să poată fi asigurate împotriva degradării, sub orice formă.
Pentru cei ce aleg păstrarea documentelor contabile într-o evidență pe suport tehnic, condiția de bază este ca actele să poată fi listate în orice clipă, la cererea organelor de control competente, sau când situația o poate impune.
Ce amenzi riscă firmele care nu respectă termenul de arhivare a documentelor
Legea prevede ca evidențele contabile și fiscale să fie păstrate la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social al acestuia sau la sediile secundare. În cazul unui control, acesta trebuie să poată oferi organelor competente documentele solicitate.
Astfel, nerespectarea obligației de a păstra și a prezenta organului fiscal datele arhivate constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei (pentru persoanele fizice și contribuabilii mici) și până la 14.000 lei (pentru contribuabilii mijlocii și mari).
În fiecare zi apar noi modificări legislative care îți pot afecta activitatea. De aceea este util să ai în permanență un asistent personal la îndemână care să te ajute să parcurgi doar eea e contează din cele peste 3500 acte normative anuale. Testează gratuit aplicația noastră pentru 30 zile și vezi cât de liniștitor este să fii mereu în pas cu legea!
